Агенцията няма офис – ами сега?!

Една кратка статия, посветена на известни, но неизричани мисли, които касаят не само сватбените агенти, но и всички freelance професии – дизайнери, флористи и т.н.

Ще организирате сватбата си, но решавате да използвате услугите на сватбена агенция, която да ви помогне с детайлите, да ви улесни и спести време, нерви и пари. Намирате тази агенция, която на пръв поглед ви допада най-много и решавате да си направите среща. Но, о, ужас – те нямат офис!

Истината е, че много хора реагират така, автоматично изключват подобни агенции от списъка си и отказват да работят с тях. На пръв поглед логично поведение, първосигнално. Нека обаче погледнем по-подробно какво стои зад „нямаме офис” и дали наистина това е показателно за професионализма на дадена агенция.

Човек, който се занимава с организиране на събития трябва да бъде мобилен, защото естеството на работата му изисква да се среща с различни хора, подизпълнители, доставчици. С тях договаря по-добри условия, които да може да предложи на клиентите си в последствие. А динамиката на работата в днешно време изисква подобни срещи да се организират на удобно и за двете срани място. За да се организира едно събитие и в частност сватба е нужна много добра подредба на задълженията, срещите, дейностите, трябва да се изработи стриктен план за работа. Обикновено това се случва на компютър, който заедно с телефона е основното средство за комуникация освен личните срещи. Още при поемането на ангажимента за организиране на събитие, сватбеният организатор подготвя и изпраща началната информация на младоженците. Това са списъци с нужните за сватбата вещи, възможните ритуали, игри и т.н. По време на цялата организация агентът си води документация за взетите решения, избраните фотографи, DJ-и, флористи, производители на торти, фирми за покани и всички подъзпълнители, които имат отношение към сватбеното тържество. Документалното и писменото оформяне на една сватба е само част от организацията. Консултациите с младоженците, лични или чрез писма са основната дейсност. Чрез тях се изяснява всяка подробност, напасват се желанията и очакванията за крайния резултат. При необходимост сватбеният агент придружава младоженците до някой от подизпълнителите или организира общи срещи. Така съумява да бъде максимално полезен и ефективен. Това важи с пълна сила и при организирането на всякакъв род събития.

С две думи – офисът на един организатор на събития е там, където е самият той, компютърът и телефонът му. Всичката необоходима информация – снимки, текстове, разпределение на ресторнати, украси, контакти на подизпълнители, календар със срещи и т.н са винаги с него. А самият той може да бъде там, където е нужно, улеснявайки клиентите си и хората, с които работи. Не е нужно да пътувате в задръстванията, за да стигнете до офис с бюро и компютър, когато можете да направите срещата на удобно за вас място, в приятен ресторант или сладкарница.

Не на последно място е и фактът, че поддържането на офис помещение автоматично се отразява на цената на услугата.

С всичко написано до тук не искам да кажа, че наличието на офис е нещо лошо, но определено не е задължително. Качеството на дадена услуга зависи от изпълнителите и, от професионализмът на хората анагажирани с нея. За това, не отказвайте среща само поради липса на офис, направете преценката си след разговор за това какво можете да получите насреща и дали то ще отговори на изискванията ви.

 Източник: Черга